tiedonhallintana

Tiedonhallintana tarkoittaa organisaation käytäntöjä, prosesseja ja vastuujakoa, joiden tarkoituksena on hallita tiedon elinkaarta sekä varmistaa tiedon saatavuus, oikeellisuus, turvallisuus ja käyttökelpoisuus. Se sisältää sekä digitaalisen että fyysisen tiedon hallinnan ja tarkastelee tiedon arvoa liiketoiminnan tavoitteiden, oikeudellisten velvoitteiden ja eettisten näkökohtien näkökulmasta.

Keskeisiä elementtejä tiedonhallintana ovat politiikat ja roolit, kuten tietojen omistajat ja vastuuhenkilöt (data stewards); elinkaaren hallinta, johon kuuluu tiedon kartoitus, luokitus, metadata ja tiedon laadun seuranta; säilytys- ja poistokäytännöt sekä arkistointi; tietosuoja ja tietoturva sekä pääsynhallinta; sekä vaatimukset lainsäädäntöön ja standardeihin.

Käytännön toteutuksessa tiedonhallintana alkaa tiedon kartoituksella ja luokitusmallien määrittämisellä sekä luodaan omistajuus- ja hallintorakenne. Tämän jälkeen rakennetaan metadata- ja tiedon laadunhallintamallit, määritellään säilytysajat ja poistokäytännöt sekä toteutetaan pääsynhallinta ja auditointikyvykkyys. Organisaatio hyödyntää näitä käytäntöjä päätöksenteossa, riskienhallinnassa ja raportoinnissa.

Se linkittyy vahvasti datan hallintaan (data governance), tietosuoja- ja tietoturva-alueisiin sekä erilaisiin kansainvälisiin standardeihin. Esimerkkejä ohjaavista standardeista ovat ISO 15489 tiedonhallinta sekä ISO/IEC 27001 tietoturva. Hyötyjä ovat parempi tiedon löydettävyys ja laadukkuus, säädösten noudattaminen, sekä riskien ja kustannusten hallinta; haasteita voivat aiheuttaa hajanaiset tietolähteet, kulttuurin muutos ja jatkuva käytäntöjen päivittäminen.