tapahtumatuotot

Tapahtumatuotot ovat tapahtuman tuotannon osa, joka vastaa käytännön toteutuksesta ja suorituksesta. Termillä viitataan kokonaisuuteen, jossa yhdistyvät suunnittelu, koordinointi ja toteutuksessa tarvittavat toimenpiteet. Tapahtumatuotot kattavat sekä fyysisen infrastruktuurin että organisatorisen työn, jolla tapahtuma saadaan aikaan ja jonka avulla se sujuu turvallisesti ja tavoitteidusti.

Sisältö kattaa tekniset tuotannot kuten äänentoiston, valaistuksen ja videotekniikan, lavasteet sekä visuaalisen ilmeen, tilajärjestelyt sekä esiintyjien ja puhujien koordinoinnin. Lisäksi mukaan kuuluu logistiikka, aikataulutus (run of show), materiaalien hallinta ja tilavaraukset. Turvallisuus, lupakäytännöt ja vakuutukset ovat olennainen osa tuotantoa.

Roolit ja toimijat: tapahtumatuotot järjestetään usein tuotantoyhtiöiden tai organisaation omien tiimien kautta. Keskeisiä rooleja ovat tuotantojohtaja tai -päällikkö, tekninen johtaja, lavastussuunnittelija, valaistus- ja äänisuunnittelijat sekä stage manager. Yhteistyö tapahtuu asiakkaan, ohjelma- ja luovien kumppanien sekä palveluntoimittajien kanssa.

Dokumentaatio ja lopputuotokset: tuotantoon liittyy suunnitelma, run of show sekä tekniset riderit. Toteuttamista varten laaditaan logistiikka- ja hankintasuunnitelmat, riskinarviointi sekä turvallisuusohjeet. Lupien ja vakuutusten hallinta sekä budjetin seuranta ovat keskeisiä. Onnistuneet tapahtumat saavutetaan, kun aikataulut ja kustannukset pitävät sekä laatu ja turvallisuus varmistetaan.

Markkina ja konteksti: Suomessa käsite "tapahtumatuotot" määrittelee yleisesti tapahtuma-alan tuotantopalvelut. Alalla toimivat muun muassa tuotantoyhtiöt, tapahtumatoimistot ja suuremmat järjestäjät, ja palvelut ulottuvat pienistä tilaisuuksista suuriin konferensseihin, festivaaleihin ja yritystapahtumiin.