tapahtumaolosuhteet
Tapahtumaolosuhteet kuvaavat kaikkia tekijöitä, jotka vaikuttavat tapahtuman suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Ne kattavat fyysisen ympäristön, tilat ja infrastruktuurin sekä sää- ja ilmasto-olosuhteet, turvallisuus- ja lainsäädäntövaatimukset sekä logistiset ja palveluihin liittyvät tekijät.
Fyysiset olosuhteet sisältävät paikan sijainnin, tilan koon ja kapasiteetin, tilojen suunnittelun sekä sisä- ja ulkotilojen rajat.
Sää- ja ilmasto-olosuhteet vaikuttavat muun muassa lämpötilaan, sateeseen, tuuleen ja valaistukseen. Organisaation on varautunut sään mukaan
Turvallisuus ja lainsäädäntö muodostavat perustan: luvat ja viranomaisvaatimukset, paloturvallisuus, ensiapu-, hätäpoistumis- ja järjestyksenvalvontakäytännöt sekä tiedottaminen yleisölle.
Logistiikkaan kuuluvat kuljetusreitit, pysäköinti, henkilökunnan ja tavaroiden liikkuminen sekä sähkö-, valaistus- ja varavoimajärjestelmät. Palveluihin sisältyvät ruokailu-
Tapahtumaolosuhteiden arviointi on jatkuva prosessi, jolla pyritään varmistamaan turvallisuus, sujuva toteutus ja laadukas yleisökokemus.