programmakantoor

Een programmakantoor is een organisatie-eenheid binnen een organisatie die verantwoordelijk is voor het sturen, coördineren en bewaken van een programma. Een programma bestaat uit een samenhangend geheel van gerelateerde projecten en activiteiten die gezamenlijk een strategisch doel realiseren.

Functie en taken van een programmakantoor omvatten het vaststellen van governance-structuren, methodologieën en standaarden; het coördineren van afhankelijkheden tussen projecten; het beheren van batenrealisatie, risico’s en middelen; en het verzorgen van portfoliobewaking en rapportage aan het bestuur. Het programmakantoor zorgt voor consistente werkwijzen, kwaliteitsgaranties en communicatie naar betrokkenen.

Relatie tot andere kantooren: een programmakantoor verschilt van een project- of portfolio-kantoor doordat het meerdere projecten en hun onderlinge afhankelijkheden beheert en zich richt op de realisatie van strategische baten, niet alleen op de uitvoering van individuele projecten.

Organisatie en processen: een programmakantoor kan centraal zijn georganiseerd of gedeeld over afdelingen (federatief). Het opereert met besluitvormingslijnen, change management en voordelenbeheer, en werkt nauw samen met projectmanagers, leidinggevenden en stakeholders.

Levenscyclus en opzet: bij opstart definieert het kantoor het programma, vervolgens komen planning, uitvoering, bewaking en afsluiting aan bod. Het kantoor houdt toezicht op tijd, kosten, scope, kwaliteit en risico’s en evalueert baten aan het einde van de programmalifecycle.

Kernresultaten en indicatoren: resultaten omvatten gebundelde voortgangsinzichten, realisatie van programma-baten, tijdige besluitvorming en optimale inzet van middelen. Voorbeelden van indicatoren zijn voordelenrealisatie, budgetvariatie, opleveringskwaliteit en risiconiveau. Zie ook PMO, Programme management en P3O.