poistamismenettelyjä

Poistamismenettelyjä ovat ne menettelyt, joiden tarkoituksena on poistaa, purkaa tai muuttaa tietoja, sisältöä tai muuta omaisuutta järjestelmissä, rekistereissä tai toimintaprosesseissa. Niitä sovelletaan sekä digitaalisessa että fyysisessä ympäristössä ja ne voivat perustua lainsäädäntöön, organisaation politiikkoihin tai sopimuksiin.

Yleisiä piirteitä poistamismenettelyissä ovat määrittely poistettavista kohteista, valtuudet suorittaa poisto, käytettävä poistomenetelmä (esimerkiksi tietojen pysyvä poistaminen, anonymisointi tai purku), sekä todennus ja jäljitettävyys. Lisäksi on huomioitava tiedon säilytysnäytä ja mahdollinen varmuuskopiointi sekä poistamisen vaikutusten arviointi. Menettelyihin kuuluu usein myös ilmoitus tai tiedottaminen asianomaisille sekä tarkistusvaihe, jolla varmistetaan, että poistaminen on toteutettu kokonaisuudessaan.

Sovellusalueet voivat vaihdella. Tietosuoja- ja yksityisyyskontektsteissa poistaminen liittyy usein oikeuteen saada henkilökohtaiset tiedot poistetuiksi (oikeus tulla unohdetuksi) tai muuhun lainmukaiseen poistoaikaan. IT-hallinnassa poistaminen merkitsee tiedon elinkaaren hallintaa: vanhentuneiden tai virheellisten tietojen tuhoaminen, varmuuskopioiden käsittely sekä tietoturvan varmistaminen. Julkishallinnassa ja arkistoinnissa poistamisten tulee noudattaa arkistointia koskevia säädöksiä sekä viranomaisten poistopäätöksiä. Verkkopalveluissa ja sosiaalisessa mediassa poistaminen voi liittyä sisällön ottamiseen pois julkaisusta tai tilin sulkemiseen sekä käyttäjien oikeuksiin.

Poistamismenettelyjen kehittäminen edellyttää selkeitä politiikkoja, rooleja ja koulutusta sekä säännöllistä tarkastelua ja auditointia. Eri toimialoilla ja oikeusjärjestelmissä prosessit voivat poiketa toisistaan huomioiden datan kriittisyyden, säädösten vaatimukset ja tekniset mahdollisuudet.