ostotilausten

Ostotilaus (monikossa ostotilausten) on ostajan laatima virallinen asiakirja, jolla toimittajalle ilmoitetaan toimitettavien tuotteiden tai palvelujen tiedot sekä sovitut hinnat. Ostotilaus toimii toimeenpanon väline, luo mahdollisuuden tilaus- ja toimitusprosessien hallintaan sekä muodostaa taloudellisen ja tilinpidollisen asiakirjan.

Sisältö: tilaajan ja toimittajan tiedot, tilausnumero ja tilauspäivämäärä, toimitusosoite ja mahdollinen toimitusaikataulu, tavaroiden tai palvelujen kuvaukset, tilatut määrät ja yksikköhinnat, mahdolliset alennukset, toimitus- ja maksuehdot sekä mahdolliset viitteet aiempaa sopimukseen.

Prosessi: tilaus syntyy usein ostorekisterin tai pyynnön pohjalta ja kulkee hyväksyntäprosessin kautta. Hyväksytyn tilauksen tiedot lähetetään toimittajalle (elektronisesti tai paperitse). Toimittaja vahvistaa tilauksen; tarvittaessa tilaus voidaan muuttaa esimerkiksi muutostilauksella. Vastaanotto ja laskutus seuraavat: tavaran vastaanotto ja laskun sovittaminen varmistavat, että maksu vastaa sovittua.

Rahoitus, hallinto ja oikeudellinen konteksti: ostotilaus on sitova sana tilausta koskeva toimeenpanon väline, ja sen tiedot tukevat kirjanpitoa sekä varastonhallintaa. Tilaukset arkistoidaan tilikauden loppuun saakka, ja niitä voidaan käyttää auditoinneissa. Usein ostotilaukset integroidaan ERP-järjestelmiin.

Varianteja ja käytäntöjä: kertatilaukset sekä jatkuvat/palvelusopimuksiin liittyvät tilaukset ovat yleisiä. Hyviä käytäntöjä ovat standardoidut tilausmallit, selkeät tuotetiedot ja tehokas hyväksyntäprosessi sekä sähköinen tiedonsiirto (EDI) toimittajien kanssa.