opstartsessie

Een opstartsessie is een bijeenkomst aan het begin van een project of programma met als doel om de basisafspraken en verwachtingen vast te leggen en alle betrokkenen op één lijn te krijgen. De sessie richt zich op de doelstellingen, de scope, de randvoorwaarden en de aanpak die gevolgd zal worden gedurende de eerste fasen van het werk.

Doel en nut

Het belangrijkste doel is om draagvlak te creëren en misverstanden te voorkomen. Tijdens de opstartsessie worden de businesscase en de gewenste resultaten besproken, de gewenste kwaliteit en acceptatiecriteria vastgesteld, en de belangrijkste mijlpalen, afhankelijkheden en risico’s in kaart gebracht. Ook wordt de governance bepaald, inclusief besluitvormingsrechten en vergaderstructuur, zodat iedereen weet wie wanneer welke besluiten neemt.

Aanwezigen en voorbereiding

Typische deelnemers zijn opdrachtgevers, sponsoren, de projectmanager, een product owner of caravan- en werkgroepleden, belangrijkste gebruikers en andere cruciale stakeholders. Voorbereiding gebeurt vaak met een conceptdoelstelling, een eerste versie van de projectscope, een ruwe planning en een voorlopige risicoinventaris. Een facilitator kan de sessie begeleiden.

Inhoud en activiteiten

De opstartsessie omvat doorgaans een korte projectpresentatie, uitleg van de businessredenen, scope en exclusions, een overzicht van deliverables, rollen en verantwoordelijkheden (bijv. RACI), de gekozen governance- en communicatieafspraken, risico’s en afhankelijkheden, en een eerste planning met mijlpalen. Ook worden kwaliteits- en acceptatiecriteria en de wijze van rapportage besproken.

Uitkomsten

De sessie levert een projectmandaat of charter, een geïdentificeerde risicoregister en stakeholders, een communicatiestructuur en een duidelijke planning voor de eerste fases en vervolgstappen. In agile-omgevingen kan de opstartsessie aansluiten op de sprintplanning of een aparte kickoff zijn.