mødeledelse

Mødeledelse er praksisen med at planlægge, gennemføre og følge op på møder med det formål at sikre, at mødet når sine mål, beslutninger træffes og handlinger bliver iværksat.

Rollerne i mødet omfatter mødeleder (også kaldet ordstyrer eller facilitator) og deltagerne. Mødelederen har ansvaret for at sætte dagsordenen, styre samtalen, sikre tid til alle, håndtere konflikter og sikre at beslutninger og handlinger bliver dokumenteret.

Forberedelse indebærer at definere mødets mål, udarbejde en klar agenda med tidsrammer, udvælge nødvendige deltagere og materialer, samt fastsætte beslutningskriterier og referatansvar. Det er også vigtigt at klargøre, hvordan beslutninger skal træffes og hvilke forventninger der er til opfølgning.

Under mødet gælder det at begynde med en kort introduktion til målet, følge agendaen, holde tidsrammerne og facilitere involvering af alle deltagere. Mødet bør sikre tydelige beslutninger og ansvar for opfølgning. Anvendte metoder kan være tidsbokse (timeboxing), afstemning eller konsensus, og referatet bør nedfælde beslutninger, tiltag og tilhørende deadlines.

Efter mødet udarbejdes et referat med beslutninger, tiltag og deadlines. Ansvarsfordeling (hvem gør hvad og hvornår) kommunikeres til deltagerne, og opfølgning planlægges, ofte i næste møde eller via relevante kanaler.

Udfordringer i mødeledelse kan være dominans fra enkelte deltagere, uklare mål, afvigelser fra dagsordenen og tidsoverskridelser. Løsninger inkluderer klart formål, tydelig dagsorden, effektiv tidsstyring, klare beslutningskriterier og konsekvent notatskrivning.