kasaldoreconciliatie

Kasaldo reconciliatie is het proces waarbij de kasbalans die in een organisatie’s grootboek staat, vergeleken wordt met de kasregistraties en het bankafschrift. Het doel is om een consistente en betrouwbare weergave van de beschikbare contanten te waarborgen, afwijkingen te identificeren en fouten of fraude aan te pakken.

Deze reconciliatie richt zich meestal op de kaspositie, inclusief kasontvangsten en contante uitgaven, en kan naast bankrekeningen ook kas-begroteringen zoals kasregisters en petit cash omvatten. Het kent doorgaans een periodiciteit van maandelijks, maar kan ook vaker worden uitgevoerd, bijvoorbeeld aan het eind van elk kwartaal of bij audits.

Belangrijke gegevensbronnen zijn het algemene grootboek (kasbalans), bankafschriften, kasregisters, betalingsbewijzen, stortingen in transit en uitstaande checks. Bij de reconciliatie worden concepten zoals timingverschillen (bijv. ontvangsten of uitgaven die nog niet in beide systemen zijn verwerkt), bankkosten, rente, foutieve boekingen en ontbrekende documenten onderzocht. Uitkomsten worden vastgelegd in een reconciliatierapport met eventuele aanpassingen.

Stappen in het proces omvatten: het verzamelen van relevante documenten, vergelijken van bedragen en posten, identificeren van verschillen en oorzaken, vastleggen van noodzakelijkerwijs aanpassingsjournale posten, en het bijwerken van de kasbalans. Het eindresultaat is een gecorrigeerde kaspositie en een volledig gedocumenteerd spoor voor interne controles.

Veelvoorkomende problemen zijn onder meer ontbrekende bonnetjes, dubbele posts, foutieve bedragen en frauduleuze transacties. Effectieve kasaldo reconciliatie versterkt interne controles, ondersteunt nauwkeurige rapportage en helpt tijdig afwijkingen te signaleren. Automatisering via ERP- of boekhoudsoftware kan het proces versnellen en auditable maken.

---