inkoopaanvraag

Een inkoopaanvraag is een formeel intern verzoek binnen een organisatie om goederen of diensten aan te schaffen. Het dient als input voor het inkoopproces en wordt meestal ingediend bij de inkoop- of procurementafdeling.

Een inkoopaanvraag bevat doorgaans: beschrijving van de behoefte, gewenste hoeveelheid, geschatte prijs of budget, leveringsdatum, leveringsadres, kostenplaats of project, leveranciervoorkeur, en de benodigde specificaties en documentatie. Ook wordt vaak een goedkeuringsworkflow vastgelegd.

Proces: de aanvraag wordt door de afzender ingevuld en beoordeeld op volledigheid en budgettoewijzing. Daarna volgt goedkeuring door bevoegde personen (bijv. leidinggevende, budgethouder, inkoop). Bij goedkeuring wordt de aanvraag omgezet in een aankooporder of voldoet als basis voor het plaatsen van een order bij een leverancier. In sommige systemen kan de inkoopaanvraag ook direct leiden tot contractering.

Verschil met aankooporder: een inkoopaanvraag is een intern document ter autorisatie; een aankooporder is een extern commando aan de leverancier om de goederen/diensten te leveren. De inkoopaanvraag maakt deel uit van de procure-to-pay cyclus.

Voordelen en aandachtspunten: verhoogde transparantie en controle over spend, betere budgetbewaking, en traceerbaarheid. Belangrijke best practices zijn duidelijke specificaties, verplichte velden, gebruik van goedgekeurde leveranciers en tijdige goedkeuring.