huoltosopimuksissa

Huoltosopimukset ovat sopimuksia, joissa palvelun tarjoaja sitoutuu ylläpitämään ja tarvittaessa korjaamaan tietyn laitteiston, tuotantojärjestelmän tai IT-ympäristön toimintakunnon. Tilaaja saa kiinteän tai jälkikäteen laskutun palvelun, jonka tavoitteena on varmistaa laitteiston käytettävyys, turvallisuus ja elinkaaren hallinta sekä kustannusten ennustettavuus.

Tyyppejä ja sisältöä. Sopimukset voivat sisältää ennalta ehkäisevän huollon (suunnitellut huoltotapahtumat), korjaavan huollon sekä ohjelmistopäivitykset ja etähuollon sekä paikan päällä tapahtuvat toimet. Olennaista on määritellä, mitkä järjestelmät kuuluvat sopimukseen, minkälaisia ylläpitotoimia tarjotaan, sekä mahdolliset lisäpalvelut kuten varaosat, etäyhteys, varmuuskopiot.

Palvelutasot ja vastuut. Huoltosopimukset sisältävät palvelutasosopimuksen (SLA), jossa määritellään vasteajat, enimmäisaika korjauksille, käytettävissäolo ja hyväksytyt poikkeamat. Sopimukseen kirjataan hinta, maksuehdot, sekä kestot, irtisanomismahdollisuudet ja mahdolliset irtisanomiskorvaukset. Tärkeää on määritellä vastuut vahingoista, tiedon turvallisuudesta sekä tietojen säilyttämisestä.

Hallinta ja parhaat käytännöt. Hyvin laadittu huoltosopimus sisältää muutoksien hallinnan, raportoinnin, palvelun laadunseurannan sekä selkeät käsittelyprosessit vikatilanteissa. Varaosien saatavuus, takuuehdot sekä poikkeustilanteisiin varatut toimenpiteet tulisi kirjata. Sopimusta on myös syytä tarkastella säännöllisesti elinkaaren etenemisen mukaan ja päivittää liiketoiminnan tarpeiden muuttuessa.