hankintavaatimuksia

Hankintavaatimuksia ovat ne tiedot, kriteerit ja odotukset, jotka määrittävät, millä tavoin hankinnan kohde täyttää ostajan tarpeet. Niiden tarkoitus on varmistaa, että tarjottavat ratkaisut, palvelut tai rakentamishankkeet vastaavat käyttäjien ja organisaation tavoitteita sekä lakisääteisiä vaatimuksia. Hankintavaatimukset toimivat pohjana sekä tarjouspyynnön laatimiselle että tarjousten vertailulle.

Hankintavaatimukset voivat sisältää sekä toiminnallisia että teknisiä vaatimuksia. Toiminnalliset vaatimukset kuvaavat, mitä lopputuotteen tai palvelun on tehtävä, kun taas tekniset spesifikaatiot määrittelevät suorituskyvyn, laatuvaatimukset, yhteensopivuuden standardien kanssa sekä mitattavat parametrit, kuten suorituskyvyn tasot, kestävyyden ja käyttöikän. Lisäksi mukana ovat usein laatu- ja turvallisuusvaatimukset, ympäristövaikutukset, ylläpidon ja huollon tarve, koulutus, dokumentaatio sekä toimitus- ja käyttöönottoehdot. Hankinnoissa voidaan myös asettaa sertifiointi-, yhteensopivuus- ja tiedonhallintavaatimuksia sekä palautumis- ja vikatilanteiden hallintavaatimuksia.

Vaatimukset muodostavat yhdessä hankintaprosessin ehtoja, joiden tulee olla mitattavissa, todennettavissa ja tasapuolisesti mitoitettuja. Lakiin ja julkisten hankintojen menettelyihin liittyy periaatteet kuten läpinäkyvyys, tasapuolinen kohtelu ja syrjimättömyys; tarjouspyyntöjen ja vertailuperusteiden on oltava selkeästi määriteltyjä ja objektiivisia.

Suomessa hankintavaatimuksia voidaan käyttää sekä julkisissa että yksityisissä hankinnoissa. Julkisia hankintoja koskeva sääntely noudattaa EU-direktiivejä sekä kansallisia lakeja, kuten julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä, ja vaatimukset voivat heijastua esimerkiksi ympäristö- ja kestävyyskriteereihin sekä huolellisuus- ja laadunvarmistusvaatimuksiin. Hyvät käytännöt edellyttävät aikaisessa vaiheessa tehtyä markkinakeskustelua ja SMART-tyyppisten, mitattavien kriteerien käyttöönottoa.