förvaringsrutinerna

Förvaringsrutinerna är de procedurer och regler som styr hur föremål och information förvaras, organiseras och hanteras under lagring. Syftet är att säkerställa bevarande, skydd, spårbarhet och snabb åtkomst vid behov samt att uppfylla lagkrav och verksamhetens behov av effektivitet. Rutinernas omfattning omfattar både fysiska objekt som dokument, arkiv, laboratoriematerial och andra tillgångar samt digital information som filer, databaser och e-post.

Huvuddelarna i förvaringsrutinerna inkluderar klassificering och märkning, registrering i ett lager- eller arkivregister, samt lämpliga förvaringslösningar som skåp, hyllor och klimatkontroller för fysiska objekt. För digital förvaring gäller behörighetsstyrning, kryptering, regelbundna säkerhetskopior, versionshantering, tydliga filnamns- och metadata-principer samt rutiner för åtkomstloggning och dataåterställning. Andra centrala inslag är rutiner för containerisering av material, transport mellan platser, omlokalisering och återlämning, samt beslut om arkivering eller destruktion enligt retentionstider.

Ansvarsfördelning och utbildning är viktiga delar av förvaringsrutinerna. Det ska finnas tydliga roller för ägande, förvaltning och drift, samt utbildning av personal i hur rutinerna följs och hur avvikelser hanteras. Dokumentation och uppföljning är avgörande, inklusive regelbundna översyner och revisioner för att säkerställa efterlevnad och kontinuerlig förbättring.

Förvaringsrutinerna ska vara kompatibla med relevanta standarder och lagar, exempelvis ISO 15489 om arkiv- och dokumenthantering, ISO 27001 för informationssäkerhet samt tillämplig dataskyddslagstiftning som GDPR och nationella arkivlagar.