evenementregistratie

Evenementregistratie verwijst naar het proces en de systemen die worden gebruikt om inschrijvingen voor een evenement te registreren, deelname te beheren en na afloop de gegevens te analyseren. Het omvat doorgaans ticketing, betaling, bevestigingen, check-in en deelnemersbeheer voor zowel fysieke als virtuele of hybride evenementen.

Een registratiesysteem verzamelt gegevens over deelnemers, zoals naam, contactgegevens, organisatie, functie en gekozen tickets. Het biedt opties voor betalingsafhandeling, bevestigingsmails, badgeprinten en toegangsbewijzen, en ondersteunt check-in op de dag van het evenement. Ook capaciteitsbeheer, wachtrijen en communicatiemogelijkheden (event-notificaties, agenda’s) zijn vaak geïntegreerd. Platforms kunnen koppelen met CRM-systemen en marketingtools voor follow-up.

Bij het registreren worden persoonsgegevens verwerkt. De verwerking moet rechtsgrond hebben volgens de privacywetgeving (AVG/GDPR), met duidelijke doeleinden, minimale gegevensverwerking en passende beveiliging. Organisaties geven meestal een privacyverklaring en slaan gegevens tijdelijk of langer op afhankelijk van wettelijke bewaartermijnen en opt-ins voor marketing.

Procesmatig omvat evenementregistratie het instellen van het evenement, het publiceren van inschrijvingsopties, het registreren van deelnemers, betaling en bevestiging, en op het moment van toegang het scannen van tickets of badges. Voor online evenementen wordt vaak aanvullende authenticatie en deelnamebewaking toegepast.

Voordelen zijn onder andere betere capaciteitplanning, efficiëntere communicatie, betere bezoekerservaring en beter toezicht op aanwezigheid en veiligheid. Het vereist duidelijke governance, privacybeleid en securitymaatregelen, en transparante afspraken met leveranciers over gegevensdeling en dataretentie.