dokumenttivarastot
Dokumenttivarastot ovat organisaation käytössä olevia järjestelmiä ja tiloja, joiden avulla asiakirjoihin voidaan tallentaa, hallita ja hakea sekä digitaalisessa että fyysisessä muodossa. Ne voivat toimia yksittäisinä ratkaisuina tai osana laajempaa sisällönhallintaa sekä arkistointia. Digitaaliset dokumenttivarastot rakentuvat usein dokumenttienhallintajärjestelmistä (DMS), yrityksen sisällönhallintajärjestelmistä (ECM) sekä erillisistä digitaalisen arkistoinnin ratkaisuista. Fyysiset arkistot täydentävät prosesseja, joissa paperiasiakirjoja siirretään, säilytetään ja tarvittaessa digitisoidaan.
Keskeisiä ominaisuuksia ovat tallennus ja luokittelu, versionhallinta, metatiedot ja indeksointi, tehokas haku, käyttöoikeudet sekä auditointi. Säilytysohjeet
Sovellukset ja hyödyntäminen vaihtelevat organisaation mukaan. Ne tukevat esimerkiksi oikeudellisia arkistoja, henkilöstö- ja talousasiakirjoja, projektidokumentaatiota sekä
Parhaat käytännöt sisältävät selkeän luokitusjärjestelmän, säilytysaikataulut, roolipohjaiset pääsyoikeudet, säännölliset varmistukset sekä suunnitelman järjestelmämuutosten ja tiedon migraation