dokumentinhallinnassa

Dokumentinhallinnassa tarkoitetaan organisaation hallintaprosesseja ja -järjestelmiä, joiden tarkoituksena on hallita asiakirjoja ja niiden elinkaarta: luominen, tallentaminen, luokittelu, haku, jakaminen, arkistointi ja hävittäminen. Siinä huomioidaan sekä fyysiset että digitaaliset dokumentit sekä niiden oikea-aikainen saatavuus, luotettavuus ja säilyttäminen sekä noudattaminen lainsäädäntöön ja sopimuksiin.

Keskeisiä elementtejä ovat metatiedot, luokittelu ja indeksointi, versionhallinta, käyttöoikeudet ja tietoturva sekä elinkaaren hallinta ja säilytysajat. Dokumentinhallintaa tukevat järjestelmät, kuten asiakirjahallinta- tai ECM/EDM-järjestelmät, mahdollistavat tehokkaan haun, yhteistyön sekä automatisoidun arkistoinnin ja säilytyksen.

Prosessit dokumentinhallinnassa sisältävät asiakirjojen kaappaamisen (esimerkiksi skannaus), metatietojen liittämisen, luokittelun, haun sekä versio- ja hyväksyntäprosessit. Elinkaaren hallinta varmistaa, että tieto säilytetään määriteltyjen säilytysaikojen mukaan ja että vanhentuneet tiedot poistetaan asianmukaisesti.

Hyödyt ja haasteet: Dokumentinhallinnan toteuttaminen parantaa tiedon saavutettavuutta, tehostaa päätöksentekoa, lisää säädösten noudattamista ja auditointivalmiutta. Haasteisiin voivat kuulua käyttöönoton kustannukset, muutosvastarinta, tiedon siirtäminen eri järjestelmien välillä sekä tietosuoja- ja järjestelmäintegraatioon liittyvät riskit.