dokumentinhallinnassa
Dokumentinhallinnassa tarkoitetaan organisaation hallintaprosesseja ja -järjestelmiä, joiden tarkoituksena on hallita asiakirjoja ja niiden elinkaarta: luominen, tallentaminen, luokittelu, haku, jakaminen, arkistointi ja hävittäminen. Siinä huomioidaan sekä fyysiset että digitaaliset dokumentit sekä niiden oikea-aikainen saatavuus, luotettavuus ja säilyttäminen sekä noudattaminen lainsäädäntöön ja sopimuksiin.
Keskeisiä elementtejä ovat metatiedot, luokittelu ja indeksointi, versionhallinta, käyttöoikeudet ja tietoturva sekä elinkaaren hallinta ja säilytysajat.
Prosessit dokumentinhallinnassa sisältävät asiakirjojen kaappaamisen (esimerkiksi skannaus), metatietojen liittämisen, luokittelun, haun sekä versio- ja hyväksyntäprosessit. Elinkaaren
Hyödyt ja haasteet: Dokumentinhallinnan toteuttaminen parantaa tiedon saavutettavuutta, tehostaa päätöksentekoa, lisää säädösten noudattamista ja auditointivalmiutta. Haasteisiin