dokumentaatioobjektilla

Dokumentaatioobjekti on yksittäinen dokumentaation kohde, joka voi olla digitaalinen tai fyysinen ja joka kuvaa tai tukee tiettyä resurssia, prosessia tai tuotetta. Se on keskeinen osa kirjasto-, arkisto- ja tietovarastointikäytäntöjä, joiden tavoitteena on varmistaa dokumentaation saatavuus, ymmärrettävyys ja pitkäaikainen säilyminen.

Dokumentaatioobjektin perusta on metadata, sisältö ja suhteet. Metatiedot kuvaavat esimerkiksi otsikkoa, tekijää, luontipäivää, kieltä, formaattia sekä oikeuksia. Lisäksi voidaan tallentaa kuvaus, version historia ja provenance, joka seuraa muutoksia sekä tekijöitä. Hyvä metadatointi mahdollistaa resurssin löytämisen, käytön ja hallinnan.

Sisältö voi olla useita tiedostomuotoja: PDF-asiakirjoja, verkkodokumentaatiota, CAD-piirustuksia, kuvia, äänite- tai videomateriaalia sekä ohjelmistodokumentaatiota. Objekti voi sisältää käyttökäyttöohjeet, standardit sekä laadunvarmistusmateriaalia, ja se voi liittyä toisiin resursseihin kuten tuotteeseen, projektiin tai tutkimusdataan, jolloin syntyy verkosto dokumentaation ja kohteiden välille.

Hallinta huomioi elinkaaren ja säilyvyyden: versionointi, eheysvarmistus ja arkistointi. Pääsynhallinta sekä käyttöoikeudet määritellään organisaation politiikoissa, ja käytetään yleisesti metatietoprofiileja sekä säilytysstandardeja.

Esimerkkejä dokumentaatioobjekteista ovat käyttöohjeet, tekniset piirustukset, API-dokumentaatio sekä viranomaisraportit. Dokumentaatioobjektin hallinta tukee tiedonhakua, läpinäkyvyyttä ja oikeuksienmukaista käyttöä sekä on keskeinen osa organisaation tiedonhallintaa.