digitalisoinnista

Digitalisointi on käsite, jolla on kaksi yleistä merkitystä. Toisaalta sillä tarkoitetaan analogisesti tallennetun tiedon muuttamista digitaalisiksi muodoiksi (digitointi). Toisaalta se viittaa laajempaan toimintatapojen ja rakenteiden muutokseen, jossa digitaalisten teknologioiden käyttö muuttaa prosesseja, palveluita ja liiketoimintamalleja (digitalisaatio).

Digitointi eli digitointiprosessi kattaa tiedostojen skannauksen, tallennusmuotojen yhdenmukaistamisen, laadunhallinnan ja metadatoinnin. Tavoitteena on sähköisen tiedon pitkäaikainen säilyvyys ja helppo haku. Digitalisaatio puolestaan tarkoittaa laajempaa organisaation kykyä hyödyntää digitaalista dataa ja automaatiota; siihen sisältyvät sähköiset asiointipalvelut, automatisoidut työnkulut ja datalähtöinen päätöksenteko.

Digitoinnin historia on pitkälti osa tiedon siirtämistä digitaaliin muotoon: kirjastoissa, museoissa ja arkistoissa digitointi parantaa säilyvyyttä ja saavutettavuutta. Yleistyminen on kiihdyttänyt 1990-luvulta eteenpäin, kun skanneritekniikka, tallennuskapasiteetti ja standardit kehityivät. Digitalisaatio on sittemmin vaikuttanut laajasti julkishallintoon, terveydenhuoltoon, koulutukseen sekä teollisuuteen.

Hyödyt kattavat paremman pääsyn ja säilyvyyden, tehokkuuden, paremman päätöksenteon sekä uudet palvelumallit. Haasteisiin kuuluvat kustannukset, laadunvarmistus, tietoturva, yksityisyydensuoja sekä digitaalisen pitkäaikaisen säilytyksen varmistaminen. Välinen riippuvuus teknologiasta sekä mahdolliset oikeudelliset ja eettiset kysymykset on huomioitava.

Hallinnossa ja standardoinnissa korostetaan tavoitteiden, vastuuhenkilöiden ja laadunvarmistuksen määrittelyä sekä yhteentoimivuutta. Käytännössä suositaan avoimia standardeja, metadatointia ja kuvailua sekä suunnitelmallista pitkäaikaistallennusta ja arkistointia.