collectiesinventarisaties

Collectiesinventarisaties zijn systematische, periodieke inventarisaties van een collectie. Ze registreren alle voorwerpen en erfgoedstukken die bij een instelling aanwezig zijn, inclusief kenmerken zoals titel, voorwerpnummer, materiaal, afmetingen, herkomst, huidige locatie en staat van behoud. Het resultaat is een actuele basisregistratie voor beheer en ontsluiting.

Doel is om de collectie beheersbaar te maken, risico's te beperken en ondersteuning te bieden bij conservering, uitleningen, tentoonstellingen en verzekeringen. Ze vinden plaats bij musea, archieven, bibliotheken en andere erfgoedorganisaties.

Proces: vooraf wordt de scope bepaald en een datastructuur gekozen. Tijdens veldwerk en deskresearch worden objecten beschreven, geclassificeerd en gevisualiseerd; afmetingen, materialen, toekenning en herkomst worden vastgelegd; locatie en toestand worden bijgehouden. Digitalisering en foto-documentatie worden vaak ingezet. Records worden ingevoerd in een collectiebeheersysteem en gekoppeld aan unieke nummers. Standaarden zoals Dublin Core, ISAD(G) of CDWA/AAT worden gebruikt voor compatibiliteit.

Output en gebruik: de inventaris levert digitale en fysieke registers, rapporten en exportbestanden op. Deze informatie ondersteunt conserveringsplannen, risicoanalyse, verzekeringen, uitleenbeheer en ontsluiting voor onderzoekers en publiek.

Uitdagingen zijn ontbrekende metadata, beperkte middelen en uiteenlopende administratieve systemen. Best practices omvatten duidelijke planning, training, kwaliteitscontrole en periodieke herinventarisaties, met documentatie van beslissingen en continue verbetering.