bevarandetider

Bevarandetider, inom arkiv, dokumenthantering och informationsekonomi, är de tidsperioder som ett dokument, en post eller en datamängd ska behållas av en organisation innan materialet får gallras eller överföras till långvarig arkivering. Syftet är att upprätthålla rättsliga krav, spårbarhet och ansvar, samtidigt som man möjliggör historisk dokumentation och forskning.

Bevarandetider bestäms vanligtvis av lagstiftning, regler och organisationens egna bevarandepolicyer eller gallringsscheman. Myndigheter och företag granskar varje verksamhetstyp och klassificerar uppgifter efter vilka krav som gäller för bevaring, sekretess och offentlighet. I Sverige tillhandahåller nationella arkivmyndigheter vägledning och standardiserade riktlinjer för hur bevarande och gallring ska hanteras, och offentliga uppgifter kan överföras till nationell arkivförvaring när de uppnår långsiktig relevans.

Bevarandetiderna varierar beroende på dokumentkategori och rättsliga krav. Juridiska och skattemässiga uppgifter kan kräva längre bevarandeperioder än administrativa anteckningar; anställnings- och löneuppgifter följer ofta särskilda tidsramar; kontrakt, ekonomiska transaktioner och redovisning regleras av relevanta föreskrifter. Interna processer kan även påverka bevarandetiden, till exempel behovet av bevarande för revision, bevisföring eller historisk dokumentation.

I praktiken används bevarandetider i en bevarande- eller gallringsplan som omfattar klassificering, urval, arkivering och destruktion. Digitala bevarandetider måste hanteras med särskild hänsyn till datasäkerhet, personuppgifter och åtkomstregler, särskilt under övergången till långsiktigt digitalt bevarande.