avvikelseregister

Avvikelseregister, eller deviation registry, er et system for å registrere og følge opp avvik fra godkjente prosedyrer, standarder eller regelverk innen en organisasjon. Registret brukes som verktøy for kvalitetsstyring og risikohåndtering og finnes i sektorer som helsevesen, produksjon og offentlig forvaltning. Formålet er å fange opp avvik, analysere årsaker og iverksette korrigerende og preventive tiltak for å redusere gjentakelse og forbedre overholdelse av krav.

Et avvik registreres normalt med felter som dato og klokkeslett, en kort beskrivelse, kategori eller type avvik, konsekvens eller omfang, kobling til relevante prosedyrer, rotårsaksanalyse, tiltak for korrigering og forebygging (CAPA), ansvarlig, status, frister og lenker til støttedokumenter. Registreringen kan også inneholde prioritering, virkning på produkter eller tjenester, og ulike nivåer av godkjenning.

Prosessen innebærer vanligvis rapportering eller identifisering av avvik, initial vurdering og kategorisering, undersøkelse og rotårsaksanalyse, utforming av CAPA-plan, godkjenning og implementering av tiltak, verifisering av effekt og avslutning av saken. Regelmessige gjennomganger og trendanalyser gjør det mulig å identifisere systemiske problemer og prioritere forbedringer.

Bruksmessig varierer avvikelsregistre mellom helsevesen, produksjon og IT eller offentlig tjenesteyting, men felles mål er å forbedre kvalitet, etterlevelse og pasientsikkerhet eller tjenestekvalitet. Datasikkerhet og personvern er sentralt ved registrering som inneholder personopplysninger; tilgangskontroller og databehandlingsrutiner må være på plass og være i samsvar med gjeldende lovverk.

Se også: hendelsesregistrering, kvalitetsstyringssystem, korrigerende og forebyggende tiltak, ikke-samsvar.