arkkistokäytännöissä

Arkistokäytännöissä tarkoitetaan niitä toimintatapoja, ohjeita ja periaatteita, joita arkistot noudattavat hallinnoidessaan, vastaanottaessaan ja tarjotessaan aineistoa. Ne kattavat sekä fyysisen että digitaalisen säilyttämisen sekä aineiston hallintaan liittyvät prosessit kuten hankinnan, arvottamisen, sisäänkirjauksen, luetteloinnin, järjestämisen, säilyttämisen ja käytön mahdollistamisen.

Keskeiset periaatteet ovat provenance eli alkuperäisperiaate ja alkuperäisjärjestyksen ylläpitäminen; nämä varmistavat todistusarvon ja luotettavuuden. Lisäksi korostuvat pitkäjänteinen säilyvyys, autenttisuus sekä tietoarkkitehtuuri, jonka avulla aineisto on löydettävissä ja käytettävissä myös tulevaisuudessa.

Prosessiarkkitehtuuri sisältää hankinnan ja vastaanoton, aineiston luovuttamisen arvion, rekisteröinnin sekä luetteloinnin. Tämä pätee sekä fyysisiin kokoelmiin että digitaalisiin arkistoihin. Luetteloinnissa käytetään metatietoja, kuten deskriptiivisiä (kuvailevia) sekä rakenteellisia metadata- ja säilytysmetadata-standardeja; yleisiä kansainvälisiä malleja ovat Dublin Core, MARC, METS sekä PREMIS.

Digitaalisten arkistojen käytäntöihin kuuluu digitointi, digitaalinen tallennus, tiedostomuotojen valinta sekä tekninen ja oikeudellinen säilyminen. Sähköiset aineistot vaativat bitin säilytystä, formaatti-uyhteensopivia migrointistrategioita ja mahdollisesti emulointia.

Lainsäädäntö ja eettiset kysymykset ohjaavat arkistokäytäntöjä: julkisuuslaki ja arkistolaki sekä henkilötietojen suoja, tekijänoikeudet ja kulttuurisesti arkaluonteiset aineistot. Käytännöt räätälöidään toimijan tehtäväkentän ja käytettävissä olevan resurssin mukaan, mutta ne säilyvät yleisesti ensisijaisesti aineiston todistusarvon, käytettävyyden ja säilyvyyden takaamisessa.