arkkistointikonseptiin

Arkistointikonseptiin liittyvät periaatteet ja käytännöt muodostavat sen, miten organisaatiot hallitsevat pysyviä asiakirjoja sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa. Tavoitteena on säilyttää aitous, eheys ja käytettävyys pitkällä aikavälillä sekä mahdollistaa tiedon löytö ja käyttö.

Keskeisiä osa-alueita ovat asiakirjojen elinkaaren hallinta, provenance eli alkuperä ja konteksti sekä kuvausmetatiedot, joiden avulla aineisto hankitaan, luokitellaan, säilytetään ja voidaan löytää. Prosessin olennaisia vaiheita ovat hankinta tai arkistoituminen, luokittelu, dokumentointi, pitkäaikainen säilytys, käyttöoikeudet sekä lopullinen hävittäminen silloin, kun se on asianmukaista.

Digitaalisen arkistoinnin haasteet ovat sekä teknisiä että organisatorisia. Tiedostomuodot, ohjelmistokehityksen nopea muutos ja tekninen riippuvuus voivat uhata pitkäaikaista säilyvyyttä. Arkistointikonseptiin sisältyy kansainvälisiä viitekehyksiä ja standardeja, kuten OAIS (Open Archival Information System), sekä metadata-standardeja kuten Dublin Core, METS ja PREMIS. Luotettavan digitaalisen arkiston rakentamiseen liittyy myös ISO 16363 -standardi, joka kuvaa hypertekstiarkistojen luotettavuuden arviointia.

Hallinnollinen ja lainsäädännöllinen konteksti muodostaa myös olennaisen osan konseptia. Tämä sisältää arkistointisuunnitelmat, säilytysaikataulut, julkisuus- ja yksityisyyssuojan vaatimukset sekä organisaation politiikat. Provenienssi, aitous ja säilytys- sekä käytettävyyskriteerit ohjaavat päätöksiä siitä, mitä säilytetään ja kenellä on oikeus päästä tietoihin. Arkistointikonsepti tukee sekä julkisen että yksityisen sektorin tiedonhallintaa ja kulttuuriperinnön pitkäjänteistä säilyttämistä.