arkivinstitusjon

Arkivinstitusjon er en institusjon som har ansvar for å bevare og gjøre arkivmateriale tilgjengelig. Begrepet brukes bredt i Norge om nasjonale, regionale og kommunale arkiver, samt universitets- og institusjonsarkiver og private arkiver av historisk eller administrativ verdi. En arkivinstitusjon kan være offentlig eller privat og kan være del av eller samvirke med statlige eller regionale arkivforvaltningsmyndigheter, slik som Arkivverket og tilhørende arkiver.

Hovedoppgaver inkluderer innsamling, systematisering, bevaring og formidling av arkivmateriale, samt å støtte forvaltningen ved å etablere og opprettholde dokumentasjonsrutiner i offentlige organer. Dette omfatter også digital bevaring av elektroniske arkiver, tilgangsstyring og utarbeidelse av arkivbeskrivelser som gjør materialet søkbart for publikum og forskere.

Rammeverk og regelverk: offentlige arkiver i Norge er regulert av arkivloven og tilhørende forskrifter. Arkivinstitusjoner har plikt til å bevare viktige dokumenter og gjøre dem tilgjengelige i tråd med offentlighetsprinsippet og hensyn til personvern.

Standards og praksis: arkivbeskrivelser følger internasjonale standarder som ISAD(G) og ISAAR(CPF); teknisk metadata følger PREMIS og Dublin Core; beskrivelser og digital bevaring følger OAIS-modellen. Digitale arkiver arbeider også med digitalisering, migrasjon og bevaring av filer over tid.

Eksempler: i Norge er Riksarkivet den nasjonale arkivinstansen, mens fylkesarkivene gir regionalt bevaringsansvar; universitetsarkiver og kommunale arkiver er andre viktige deler. Private arkiver bidrar også til bevaringen av historisk materiale.

Utfordringer og utvikling: overgangen til digitalt materiale, behov for avansert metadata, rettighets- og personvernaspekter, finansiering og utvikling av langtidsholdbare bevaringsløsninger er sentrale temaer for arkivinstitusjoner i dag.