archiefkatalogus

Een archiefkatalogus is een systematische beschrijving van de archieven die een instelling bewaart. Het vormt de belangrijkste toegang tot de collecties en biedt informatie over inhoud, herkomst en toestand van de stukken. Een archiefkatalogus beschrijft doorgaans een fonds of collectie en kan meerdere niveaus bevatten, zoals fonds, serie, bewaareenheid en soms dossier of onderdeel. Voor elk onderdeel worden gegevens vastgelegd over de archiefvormer of ontlener, de historische context, de feitelijke datering, de geografische herkomst, de aard en inhoud van de stukken (akten, rapporten, kaarten, foto’s, etc.), de taal en het schrift, en de fysieke vorm en toestand. Ook worden juridische en fysieke toegang, bewaartermijnen en eventuele beperkingen bekendgemaakt.

Daarnaast beschrijft de catalogus de structuur van de collectie: de volgorde, nummering, en relaties met andere archieven of inventarissen. Digitale archiefkatalogussen zijn doorgaans doorzoekbaar via een database en leveren extra metadata, zoals trefwoorden en de persistentie van identifiers.

In de praktijk worden archiefkatalogussen vaak volgens internationale normen opgezet, zoals ISAAR(CPF) voor de beschrijving van de archiefvormer, ISAD(G) voor algemene beschrijvingen en EAD of vergelijkbare formaten voor digitale uitwisseling. Een goed beheerde archiefkatalogus vergroot de toegankelijkheid voor onderzoekers en genealogen en ondersteunt behoud en beheer van de collectie door de provenance (herkomst) en context vast te leggen.