Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelma on organisaation tai projektin suunnitelma siitä, miten ja miksi viestitään määrätyille sidosryhmille. Sen tavoitteena on tukea strategisia päämääriä, varmistaa selkeä ja johdonmukainen viestintä sekä lisätä sidosryhmien ymmärrystä, sitoutumista ja luottamusta. Viestintäsuunnitelma soveltuu sekä arkipäiväiseen päätöksentekoon että suuriin muutoksiin, kuten uudistuksiin, kriisien hallintaan tai sidosryhmien sijaantumiseen.

Viestintäsuunnitelman keskeiset elementit ovat tavoitteet, kohderyhmät, ydinviestit, kanavat, aikataulu ja vastuut sekä resurssit. Siihen sisältyy myös kriisiviestintävalmiudet, viestintäbudjetti ja hyväksymisprosessi sekä seurantakeinot. Lisäksi suunnitelmassa määritellään mittarit ja palautteen keräämisen tavat, jotta viestintää voidaan kehittää.

Prosessi viestintäsuunnitelman laatimisessa etenee usein tilanteen kartoituksesta kohderyhmien segmentointiin, ydinviestien hiomiseen sekä kanavien ja aikataulun valintaan. Tärkeää on määrittää vastuuhenkilöt, viestinnän hallintarakenne sekä viestinnän resurssien tarve. Dokumentti toimii ohjenuorana sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä ja sitä päivitetään tarpeen mukaan.

Käyttökohteet ovat laajat, kuten projektiviestintä, organisaatiomuutos, tuote- tai palvelukehitys sekä kriisiviestintä. Sidosryhmiä voivat olla työntekijät, asiakkaat, yhteistyökumppanit, viranomaiset ja yleisö. Viestinnän seuranta perustuu mitattaviin tavoitteisiin ja palautteeseen, mikä mahdollistaa jatkuvan parantamisen.