Viestintäsuunnitelman

Viestintäsuunnitelma on järjestelmällinen asiakirja tai prosessi, joka määrittelee, miten organisaatio tai projekti viestii sidosryhmiensä kanssa. Sen tavoitteena on varmistaa selkeä, oikea-aikainen ja johdonmukainen viestintä sekä tukea päätöksentekoa, luottamusta ja sidosryhmien sitoutumista.

Viestintäsuunnitelman keskeisiä elementtejä ovat tavoitteet ja mittarit, kohderyhmien kartoitus, pääviestit, viestinnän kanavat ja vuorovaikutusmuodot sekä aikataulu. Lisäksi määritellään vastuutahot ja resurssit sekä käsitellään riskien ja kriisiviestinnän periaatteet. Suunnitelmaa voidaan täydentää tiedonhallinnan ja laadunvarmistuksen toimintatavoitteilla sekä versionhallintaperiaatteilla.

Suunnitteluprosessi alkaa tilannekartoituksella ja sidosryhmäanalyysillä, joiden perusteella asetetaan tavoitteet ja avainviestit. Sen jälkeen valitaan tarkoituksenmukaiset kanavat (esim. sisäinen viestintä, tiedotteet, intranet, sosiaalinen media) sekä laaditaan aikataulu ja nimetään vastuut. Viestintästrategiaa seurataan, tuloksia mitataan ja tarvittaessa päivitetään. Krisiviestintään varaudutaan erillisellä ohjeistuksella nopean tiedon jakamisen ja päätöksenteon turvaamiseksi.

Viestintäsuunnitelmaa hyödynnetään projektiviestinnässä, organisaation sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä sekä kriisitilanteissa.

Suunnitelma on elävä asiakirja, jota päivitetään säännöllisesti sidosryhmien palautteen ja projektin tilanteen muuttuessa.