Toimistopalvelut

Toimistopalvelut ovat palvelukokonaisuus, jolla tuetaan yrityksen päivittäistä toimistotyöskentelyä ja toiminnan sujuvuutta. Ne voivat käsittää sekä sisäisesti tuotetut tukipalvelut että ulkoistetut ratkaisut, ja ne kohdentuvat usein hallinnollisiin tehtäviin, viestintään sekä kiinteistö- ja tavarankäsittelyyn.

Tyypillisiä palveluita ovat vastaanottopalvelut ja sihteeripalvelut, postin hallinta ja jakelu, kopiointi- ja tulostuspalvelut sekä asiakirjahallinto ja arkistointi. Lisäksi tarjotaan kalenterinhallinta ja kokousten järjestelyt, puhelinvaihde tai virtuaalinen puhelinjärjestely, matkustusjärjestelyt sekä tilojen hallinta ja kiinteistöpitoon liittyvät palvelut. Toimistotarvikkeiden hankinta sekä hankintojen hallinta kuuluvat usein myös piiriin.

Rahoitus- ja hallintamalleista riippuen toimistopalvelut voidaan tuottaa yrityksen omassa organisaatiossa, keskitetyn tukipalvelukeskuksen kautta tai ulkoistettuna palveluna kolmannen osapuolen toimesta. Digitalisaatio on lisännyt sähköistä asiakirjahallintoa, sähköpostiviestintää ja kalentereiden yhteensovittamista.

Hyödyt voivat olla kustannussäästöjä, toiminnan standardointi ja parempi palvelun laatu sekä työntekijöiden työskentelyn sujuvuus. Haasteita ovat riippuvuus palveluntarjoajasta, mahdollinen siiloutuneisuus sekä tietoturva- ja yksityisyyskysymykset sekä organisaation muutosvastarinta.

Toimistopalvelut ovat yleisiä sekä pienissä että suurissa organisaatioissa ja niitä käytetään sekä yksityisellä että julkisella sektorilla.