Toimintakäytäntöinä

Toimintakäytäntöinä tarkoitetaan organisaation käytännön toimintatapoja ja menettelytapoja, jotka on kirjattu ja sovittu osaksi arjen toimintaa. Ne kuvaavat, miten tietyt tehtävät suoritetaan, millaiset vastuut ja hyväksynnät niihin liittyy sekä millaiset laatu- tai turvallisuusvaatimukset on huomioitava. Toimintakäytäntöinä voidaan viitata sekä yleisiin organisaation käytäntöihin että eriteltyihin prosessikohtaisiin ohjeisiin.

Käytäntöjen tarkoituksena on varmistaa johdonmukaisuus, laatu, turvallisuus ja säädösten noudattaminen. Ne auttavat kouluttamaan henkilöstöä, vahvistavat vastuuta sekä helpottavat sisäistä valvontaa ja riskiarviointia. Toimintakäytäntöinä toimivat yleisesti ottaen yhdessä ohjeiden, politiikkojen ja standardien kanssa: politiikat antavat periaatteelliset suuntaviivat, kun taas toimintakäytännöt määrittelevät konkreettiset toimenpiteet ja työnkulut.

Kehitys ja elinkaari: toimintakäytäntöjen laatiminen alkaa prosessin tunnistamisesta ja vaatimuksista, jonka jälkeen ne laaditaan, tarkastetaan sidosryhmien kanssa, hyväksytetään, ja julkaistaan. Toteutusta seurataan, koulutetaan ja säännöllisesti päivitetään sekä arvioidaan uudelleen toiminnan muuttuessa.

Esimerkkejä alueittain ovat esimerkiksi IT-turvallisuuden toimintakäytännöt, hankintaprosessin työohjeet, henkilötietojen käsittelyn menettelyt sekä turvallisuus- ja terveyskeskusten työmenetelmät. Toimintakäytäntöinä pyritään noudattamaan sekä organisaation sisäisiä tavoitteita että ulkoisia säädöksiä, standardeja ja laadunhallintajärjestelmiä. Haasteina voivat olla päivittämisen hallinta, käytettävyyden sekä erilaisten toimintaympäristöjen mukauttaminen.