Tilbudsbehandling

Tilbudsbehandling er betegnelsen for den del af en indkøbs- eller udbudsproces, hvor tilbud fra leverandører behandles, vurderes og afgøres. Formålet er at sikre konkurrence, gennemsigtighed og valg af en kontrakt, der bedst opfylder behovene hos indkøberen.

Processen består typisk af flere trin. Først indsendes tilbuddene og kontrolleres for overholdelse af formkrav, tidsfrister og eksklusionsgrundlag. Herefter kan der gennemføres afklaringer, hvor myndigheden stiller spørgsmål til visse tilbud uden at ændre tilbuddenes konkurrenceforhold. Evalueringsfasen følger, hvor tilbuddene bedømmes ud fra fastsatte kriterier såsom pris, kvalitet, teknisk formåen, leveringstid og bæredygtighed, ofte med en point- eller rangordning. I visse procedurer kan der ske forhandlinger med tilbudsgiverne, mens andre procedurer begrænser forhandlingerne til en efterfølgende fase. Til sidst træffes afgørelsen om tildeling, dokumentationen af begrundelsen og underretning af alle parter.

Regulering og principper spiller en central rolle. Tilbudsbehandling skal som udgangspunkt være gennemsigtig, ligebehandlende og ikke-diskriminerende, og fortrolighed omkring tilbuddene opretholdes under evalueringen. I Danmark gælder udbudsloven og relevante EU-direktiver, som fastlægger rammerne for gennemførelsen og dokumentationen af behandlingen. Klagemuligheder findes ofte gennem Klagenævnet for Udbud, hvor leverandører kan indgive indsigelser ved fejl i behandlingen.

Variationer i tilgange omfatter forskellige udbudsprocedurer såsom åbent udbud, begrænset udbud og konkurrencedygtig dialog eller forhandling, afhængig af projektets kompleksitet og værdi. Tilbudsbehandling er derfor ofte tilpasset den konkrete kontrakt og markedets forhold.