Tilauksenkäsittely

Tilauksenkäsittely on liiketoiminnan prosessi, jossa asiakkaan tekemä tilaus muuttuu toimitettavaksi tuotteiksi. Prosessi kattaa tilauksen vastaanoton, vahvistamisen, varastotilanteen tarkistamisen, tilauksen kirjaamisen sekä keräyksen, pakkaamisen, lähettämisen sekä laskutuksen ja maksun käsittelyn. Tavoitteena on varmistaa oikea tuote, oikea määrä ja oikea toimitusaika.

Keskeisiä osatekijöitä ovat tilaushallintajärjestelmä (OMS), ERP-järjestelmä ja varastonhallintajärjestelmä (WMS). Nämä järjestelmät integroituvat maksujärjestelmien, logististen palveluntarjoajien sekä verkkokaupan ja muiden myyntikanavien kanssa. Tilausprosessi voi sisältää sekä sisäisiä varastoja että malleja kuten drop shipping ja cross-docking.

Prosessin kulku alkaa tilauksen vastaanotolla ja vahvistuksella, jonka jälkeen järjestelmä tarkistaa tuotteen saatavuuden ja varaukset. Tilaus tallennetaan järjestelmään, keräys- ja pakkaussuunnitelma laaditaan, ja tilaus toimitetaan. Lähetys voidaan seurata ja toimitusvahvistus välitetään asiakkaalle. Lopuksi laskutus ja maksun saaminen sekä mahdolliset palautukset ja reklamaatiot hoidetaan.

Tilauksenkäsittelyä tehostetaan käyttämällä pick-pack-ship -mallia, cross-dockingia tai drop shippingia sekä useita varastoja. Automaatio ja rajapintaintegraatiot (API, EDI) lisäävät nopeutta ja virheettömyyttä. Keskeisiä mittareita ovat tilauskierroksen aika, täyttöaste, tilausvirheet, toimituksen oikea-aikaisuus sekä takaisinvaraukset.

Haasteita ovat monikanavainen tilausvirta, varaston reaaliaikainen synkronointi ja palautusten hallinta sekä tietoturva- ja maksualan vaatimukset, kuten PCI-DSS. Hyvin suunniteltu tilauksenkäsittely parantaa asiakastyytyväisyyttä ja kustannustehokkuutta.