Tilanneselvitystä

Tilanneselvitys on dokumentti tai prosessi, jonka tarkoituksena on selventää ja kuvailla kulloisenkin tilannekysymyksen nykytilanne sekä keskeiset taustatiedot. Sillä on käyttöä hallinnossa, liiketoiminnassa, turvallisuus- ja kriisinhallinnassa sekä projektinhallinnassa. Tilanneselvitykset voivat olla ad hoc -tilanteisiin laadittuja raportteja tai osa säännöllistä seuranta- ja raportointiprosessia.

Tyypillinen tilanneselvitys kokoaa yhteen tarkoitusperän, rajauksen, nykytilanteen kuvan sekä keskeiset toimijat ja käytettävissä olevat resurssit. Lisäksi siinä käsitellään riskit ja epävarmuudet, vaaditut toimenpiteet tai suositukset, vastuuhenkilöt sekä aikataulu ja tiedonlähteet. Dokumentin rakenne vaihtelee organisaation ja tilanteen mukaan, mutta sen tavoitteena on tarjota selkeä ja yhteinen käsitys siitä, mitä tapahtuu ja mitä seuraavaksi odotetaan.

Toteutuksessa kerätään ja validoidaan tieto useista lähteistä, kuten havainnoista, mittareista, asiakirjoista ja sidosryhmien näkemyksistä. Tiedon jäsentäminen mahdollistaa päätöksenteon, koordinoinnin ja resurssien kohdistamisen. Tilanneselvityksen tulisi olla ajantasainen, selkeästi jäsennelty ja toimitettavissa oikeille sidosryhmille.

Käyttökonteksteja ovat esimerkiksi projektin etenemisen seuranta, riskien hallinta, kriisinhallinta sekä julkisen hallinnon tai valtiosektorin suunnittelu- ja päätöksentekoprosessit. Tilanneselvitys voi toimia sillanrakentajana eri toimintojen välillä ja tukena päätösten tekemisessä.

Tilanneselvitys eroaa tilannekuvasta ja yleisestä raportoinnista siten, että tilannekuva antaa yleiskuvan, kun taas tilanneselvitys tarjoaa yksityiskohtaisen analyysin nykytilanteesta, syistä ja ehdotetuista toimenpiteistä.

---