Tiedonhallintaprosessi

Tiedonhallintaprosessi viittaa järjestelmälliseen tapaan kerätä, tallentaa, käsitellä, jakaa ja arkistoida tietoa organisaatiossa. Sen tavoitteena on varmistaa, että tieto on saatavilla oikea-aikaisesti, tarkasti ja turvallisesti niille, jotka sitä tarvitsevat päätöksenteon, toiminnan ja strategisen suunnittelun tueksi. Prosessi kattaa koko tiedon elinkaaren luomisesta sen hävittämiseen tai arkistoimiseen.

Keskeisiä vaiheita tiedonhallintaprosessissa ovat tiedon tunnistaminen ja kerääminen, sen luokittelu ja indeksointi, säilytys ja suojaus, käyttö ja jakaminen sekä lopulta arviointi ja poistaminen tai arkistointi. Tehokas tiedonhallinta parantaa organisaation tehokkuutta, vähentää riskejä ja tukee tiedon hyödyntämistä innovaatioiden ja kilpailuedun lähteenä. Siihen kuuluu usein myös tiedon laadun varmistaminen ja tietoturvasta huolehtiminen.

Organisaatiot voivat hyödyntää erilaisia työkaluja ja teknologioita tiedonhallintaprosessinsa tukemiseen, kuten tietokantoja, dokumentinhallintajärjestelmiä ja arkistointiratkaisuja. Hyvin määritelty ja toteutettu tiedonhallintaprosessi on olennaisen tärkeä nykyaikaiselle organisaatiolle, jotta se voi menestyä ja vastata muuttuviin vaatimuksiin. Se edellyttää selkeitä käytäntöjä, roolien määrittelyä ja henkilöstön koulutusta.