Tenderdokumenterne

Tenderdokumenterne er den samling dokumenter, som en indkøber udarbejder i forbindelse med en indkøbsproces for at invitere tilbud og fastlægge krav til en kontrakt. Dokumenterne beskriver projektet, forventede leverancer og de krav, som tilbudsgivere skal opfylde, samt hvordan tilbuddet skal udformes og evalueres.

Typiske elementer i tenderdokumenterne er kravspecifikation, tekniske og funktionelle krav, kontraktudkast eller standardvilkår, udbudsbetingelser, tilbudsskemaer, prisoplysninger og betalingsvilkår, tidsplaner samt detaljer om levering, kvalitet, miljø og sikkerhed. Bilag som tegninger, beskrivelser og ydelseskrav samt de evalueringskriterier og vægtninger indgår ofte.

Formålet med tenderdokumenterne er at sikre gennemsigtighed, konkurrence og ligebehandling samt at give bydere klare instruktioner for forberedelse og indsendelse af tilbud. Dokumenterne fastlægger også kontraktens vilkår og de krav, der gælder for udførelsen og leveringen, og de danner grundlag for evaluering og kontraktforhandling.

Processen involverer, at indkøberen udarbejder og offentliggør dokumenterne, mulige spørgsmål og afklaringer behandles via addenda, og at tilbud indgives inden for en fastsat frist. Derefter åbnes og evalueres tilbuddene efter de fastsatte kriterier, vinderen udpeges, og kontrakt indgås. Myndigheder følger gældende national og EU-lovgivning for offentlige udbud for at sikre gennemsigtighed og ligebehandling.

I Danmark reguleres tenderdokumenterne af udbudsloven og relevante bekendtgørelser, og principperne om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet gælder. Det anbefales at konsultere den gældende lovgivning og eventuelle standarder eller templates fra myndighederne.