Säilytysajanjaksojen

Säilytysajanjaksojen käsite viittaa ajanjaksoihin, joiden aikana tietoja tai dokumentteja säilytetään ennen poistamista, anonymisointia tai pitkäaikaista arkistointia. Näitä jaksoja määrittävät sekä lainsäädäntö että organisaation omat tietojenhallintaperiaatteet.

Lainsäädäntö ja ohjeet vaikuttavat säilytysajanjaksoihin. GDPRin periaate tietojen tallentamisesta vain tarpeen mukaan koskee henkilötietoja, ja kansallinen lainsäädäntö antaa tarkemmat määräykset arkistointi- ja säilytysaikojen toteuttamisesta. Toimialakohtaiset lait, kuten kirjanpitolaki, verotuslainsäädäntö sekä julkisen hallinnon säädökset, voivat määrätä erityisiä säilytysaikoja tai -menettelyjä.

Kuinka säilytysajanjaksot määritellään ja hallitaan. Käytännössä ne määritellään käyttötarkoituksen, tiedon tyypin, oikeudellisten vaatimusten sekä liiketoiminnallisten tarpeiden perusteella. Organisaatiot laativat säilytystehtäviä koskevat aikataulut, jotka ohjaavat, milloin tiedot poistetaan, anonymisoidaan tai siirretään arkistoon. Digitaalisen tiedonhallinnan näkökulmasta keskeistä on tiedon luokittelu, pääsynhallinta sekä dokumentointi poistojen ja arkistoinnin toteutuksesta.

Esimerkkejä säilytysajanjaksojen alueista ovat kirjanpitotiedot, veroasiakirjat, henkilöstötiedot sekä sopimukset ja asiakastiedot. Henkilötietojen osalta korostuu GDPR:n tietosuoja ja minimointiperiaate sekä oikea-aikainen poistaminen. Säilytysajanjaksojen asianmukainen hallinta tukee sekä lainmukaisuutta että tietoturvaa.

Merkitys. Oikein määritellyt ja noudatetut säilytysajanjaksot ovat olennaisia organisaation vastuullisuudessa, tilivelvontan hoidossa sekä tietoturva- ja arkistopalvelujen sujuvuudessa.