Säilytysajanjaksoja

Säilytysajanjaksoja tarkoittaa ennalta määriteltyjä aikajaksoja, joiden kuluessa organisaation tiedot ja asiakirjat säilytetään ennen niiden arkistointia tai poistamista. Kun säilytysaika päättyy, aineisto voidaan siirtää pitkäaikaissäilytykseen, arkistoida tai hävittää. Tavoitteena on tukea päätöksentekoa, varmistaa oikeudellisten velvoitteiden noudattaminen sekä suojata yksityisyyttä ja tietoturvaa.

Määrittäminen: säilytysajat määräytyvät lainsäädännön, sovellettavien sopimusten sekä organisaation liiketoiminnallisten tarpeiden perusteella. Lisäksi otetaan huomioon tietosuojan periaatteet, riskien hallinta ja käytön tarve. Eri tiedotyyppien – kuten kirjanpitomateriaalien, henkilöstö- ja asiakastietojen sekä oikeudellisten asiakirjojen – säilytysajat voivat poiketa toisistaan.

Hallinta: käytännön toteutuksessa laaditaan säilytysaikataulu, jossa tiedot jaotellaan luokkiin ja kullekin luokalle määritellään tarkoituksenmukainen säilytysaika sekä mahdolliset siirto- ja poistotoimenpiteet. Vastuualueina voivat olla tietohallinto, arkistointi tai dokumenttienhallinta.

Prosessi: aikataulut ovat elinkaarimalleja, joihin sisältyy säännöllinen tarkastus ja päivittäminen. Poistaminen on suunniteltua ja turvallista, sekä digitaalisessa että fyysisessä ympäristössä, ottaen huomioon varmuuskopiot ja arvokkaiden tietojen suojauksen.

Soveltuvuus ja standardit: säilytysjaksoja noudatetaan voimassa olevan lainsäädännön sekä yleisten arkistointi- ja tietoturvastandardien, kuten ISO 15489:n, periaatteiden mukaisesti. Organisaatiot suositellaan ylläpitämään käytäntöjä, kouluttamaan henkilöstöä ja suorittamaan säännöllisiä auditointeja asianmukaisen hallinnan varmistamiseksi.