Speditionsrutiner

Speditionsrutiner är standardiserade arbetsätt och instruktioner som styr planering, genomförande och dokumentation av frakt- och distributionsoperationer inom ett företag eller hos en logistikleverantör. Rutinerna omfattar hur ordrar tas emot, packas, märks och överlämnas till transportörer samt hur ruttplanering, val av fraktalternativ och transportkostnader hanteras. Syftet är att säkerställa pålitliga, kostnadseffektiva och regulatoriskt överensstämmande leveranser samt att möta kundernas förväntningar.

En typisk speditionsrutin omfattar: mottagning och verifiering av order, inventering och tillgångskontroll, packningsstandarder och emballage, märkning och dokument (packsedel, kommersiell faktura, avsändnings- eller fraktsedel, export- och importdeklarationer); val av transportör och prisförhandling; ruttplanering och tidplanering; överlämning till transportör; spårning och uppdateringar av status; tullklarering vid gränsöverskridande frakt; leveransbekräftelse; hantering av returer och reverse-logistik; arkivering av dokumentation för revision.

Styrning och prestation stöds av dokumenterade processer, godkännandeprocesser och riskhantering som hanterar förlust, skada eller förseningar. Efterlevnad av handelregler, säkerhets- och miljöpolicyer samt dataskydd integreras ofta i rutinerna. IT-stöd som ERP, WMS och transporthanteringssystem möjliggör datautbyte (EDI, streckkoder), realtidsöversikt och prestationsmått såsom leverans i tid, skador, och transportkostnad per frakt. Kontinuerlig utbildning och regelbunden revision bidrar till enhetlighet och förbättring.