Sopimushallinta

Sopimushallinta tarkoittaa organisaation sopimusten elinkaaren hallintaa aloituksesta arkistointiin ja mahdollisiin uusintoihin. Suomessa ja EU:ssa se kattaa sekä yksittäisten sopimusten sisällön hallinnan että laajemman riskien ja taloudellisen suorituskyvyn seurannan. Sopimushallintaa voidaan toteuttaa osana erillisen sopimushallintajärjestelmän (CMS/CLM) avulla tai keskitettyjen prosessien kautta.

Toimintojen keskiössä ovat sopimuksen laatiminen, neuvottelut, hyväksyntäprosessit, allekirjoitus, tallennus ja arkistointi sekä velvoitteiden ja oikeudellisten sitoumusten hallinta. Tärkeisiin vaiheisiin kuuluvat versionhallinta, mallineiden ja lausekirjaston hallinta, audit trail -lokit sekä varoitukset tarkastelu- ja uusintamahdollisuuksista. Järjestelmä voi tarjota raportointia, dashboards-näkymiä sekä integraatioita talous-, ERP- ja CRM-järjestelmiin.

Sopimushallinnan keskeisiä sidosryhmiä ovat lakiviestintä, hankinta, myynti, talous ja riskienhallinta. Hyötyjä ovat lyhyemmät sopimusten läpimenoajat, parempi näkyvyys velvoitteista, kustannusten hallinta, vähentynyt riski epäselvistä velvoitteista ja parempi vaatimustenmukaisuus. Haasteina voivat esiintyä tietosuoja ja tietoturva, datan laatu, versioiden hallinta sekä järjestelmien integrointi muihin yritysjärjestelmiin.

Sopimuslajit voivat olla toimittaja- ja asiakassopimuksia, lisenssi- ja palvelusopimuksia, NDA-sopimuksia sekä työsopimuksia. Parhaita käytäntöjä ovat keskitetty kirjasto, mallipohjat, roolipohjaiset hyväksyntä- ja käyttöoikeudet, automaatio, säännölliset auditoinnit sekä jatkuva koulutus. Mittareina voivat olla sopimusten kiertoaika, hyväksyntäaika, uusintojen osuus, täyttöaste sekä sopimusten kokonaistaloudellinen arvo.