Rapporteringsdokument

Rapporteringsdokument är ett dokument som sammanställer och kommunicerar information som är avsedd för uppföljning, beslut och ansvarstagande. Det används inom både privat och offentlig sektor samt i projekt- och programarbete.

Syftet är att ge en tydlig bild av vad som har uppnåtts, vilka risker och avvikelser som förekommer, och vilka åtgärder som behövs. Dokumentet kan vara internt till ledning och styrelse eller avsett för externa mottagare som myndigheter, investerare eller donatorer.

Innehåll kan variera men vanligt förekommande element är syfte och omfattning, metod och datakällor, nyckeltal och resultat, analys och tolkningar, risker och problem, slutsatser och rekommendationer, tidsplaner och ansvariga samt bilagor och referenser.

Processen innefattar insamling av data, bearbetning, granskning och godkännande samt distribution och arkivering. Kvalitetssäkring, versionshantering och efterlevnad av sekretess och dataskydd är vanligt.

Exempel på rapportsdokument är årsrapport (årsredovisning), projekt- och programrapporter, riskrapport, internkontrollrapport och hållbarhetsrapport. I Sverige regleras många rapporter av lagstiftning som bokföringslagen och årsredovisningslagen för företag samt kommunala och statliga regler. Företag kan följa IFRS eller svenska redovisningsstandarder (K2 eller K3).

God praxis inkluderar tydlighet, reproducerbarhet, spårbarhet av data, tydlig ansvarsfördelning och noggrant definierade mål. Dokumentet bör också vara anpassat till mottagarna och förvaras enligt arkiv- och sekretessrutiner.