Prosjektdokumentasjonen

Prosjektdokumentasjonen er samlingen av all dokumentasjon som produseres og opprettholdes i løpet av et prosjekt. Den beskriver prosjektets mål, omfang, leveranser og styringsprinsipper, og fungerer som verktøy for beslutninger, sporbarhet og arkivering. Dokumentasjonen bidrar til å kommunisere krav og forventninger mellom initiativtakere, prosjektledelse, leverandører og kunder.

Innholdet i prosjektdokumentasjonen varierer med prosjektets art, men omfatter typisk prosjektcharter eller oppstartsdokument, prosjektplan, kravspesifikasjon, arkitektur og designsdokumenter, risiko- og avvikslogg, endringslogg, kommunikasjonsplan, ressurs- og kostnadsstyring, samt møtereferater og beslutningsnotater. Det kan også inkludere testplaner, testresultater, akseptansekriterier, kvalitetsplan og krav til dokumentasjonens form og format samt bruker- og driftsdokumentasjon.

Organisering og styring av dokumentasjonen innebærer etablert malverk, versjonering og lagring i felles arkiv eller dokumentstyringssystem. Tilgangsstyring og ansvar for oppdatering er tydelig definert, og det settes krav til dokumentasjonskvalitet og etterlevelse av relevante standarder og eventuelle sektorspesifikke reguleringer. Dokumentasjonen bør være letthåndterlig, søkbar og bærbar mellom systemer og prosjektmiljøer.

Livssyklus og praksis omfatter oppstart, gjennomføring og avslutning av prosjektet, med kontinuerlig oppdatering av relevante dokumenter. Ved avslutning skal dokumentasjonen være komplett, oppdatert og klart for overlevering, arkivering og eventuell senere revisjon eller vedlikehold. Dokumentasjonen gir transparens, kunnskapsbevaring og grunnlag for evaluering og revisjon.