Prosessinhallintajärjestelmät

Prosessinhallintajärjestelmät (BPMS) ovat ohjelmistoalustoja, jotka tukevat liiketoimintaprosessien suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja jatkuvaa parantamista. Ne yhdistävät prosessimallinnuksen, työnkulun orkestroinnin sekä suoritus- ja data-analytiikan, jolloin organisaatiot voivat hallita sekä standardoituja että poikkeuksellisia prosesseja kokonaisvaltaisesti.

Keskeiset ominaisuudet ja arkkitehtuuri

BPMS sisältää yleensä prosessimallinnustyökalut, jotka tukevat BPMN 2.0 -standardia tai vastaavaa notaatiota, sekä työnkulun moottorin, tehtävien hallinnan ja roolipohjaisen ohjauksen. Järjestelmä integroidaan muihin järjestelmiin (ERP, CRM, tietokannat) käyttämällä sovellusliittymiä ja viestinvälitystä. Tiedot tallennetaan ja analysoidaan, jotta prosesseja voidaan seurata, raportoida ja optimoida. Hyödyllisiä lisäosia ovat automaatio ja RPA-integraatiot sekä päätöksenteon tukeminen sääntöjen kautta.

Toimintaperiaate ja käyttötarkoitukset

Prosessit mallinnetaan suunnitteluvaiheessa, minkä jälkeen BPMS toteuttaa ja seuraa niiden suoritusta ajonaikaisesti. Järjestelmä ohjaa tehtäviä, hallitsee poikkeamia, kerää mittareita ja tukee human-in-the-loop -päätöksentekoa. Käyttökohteita ovat tilaus-toimitusketju, henkilöstön hallinta, asiakas- ja palveluprosessit sekä ohjelmistokehitykset. Prosessimielessä BPMS mahdollistaa sekä standardoinnin että skenaariohjelmoinnin.

Hyödyt ja haasteet

Edut muodostuvat paremmasta näkyvyydestä, nopeammasta virheenkorjauksesta, paremmasta laadusta ja säädösten noudattamisesta sekä kustannussäästöistä. Haasteisiin kuuluu järjestelmien hankintakustannukset, muutosjohtaminen, välineiden integraatio sekä tietoturvan ja tietojen laadun varmistaminen.

Kehityssuuntaukset

Nykypäivän BPMS-kentässä korostuvat prosessipohjainen analytiikka, process mining, pilvipalvelut sekä syvemmät integraatiot RPA:n kanssa. BPMS-työkaluja käyttävät organisaatiot eri toimialoilla hakien ketterämpiä ja läpinäkyvämpiä toimintaprosesseja.