Prosessianalyysiä

Prosessianalyysiä on systemaattinen tutkimus ja arviointi organisaation toimintaprosesseista. Sen tarkoituksena on ymmärtää prosessin kulku, tunnistaa pullonkaulat sekä hukan ja turhien vaiheiden poistamisen mahdollisuudet, ja tukea parannuksia, jotka lisäävät tehokkuutta, laatua ja asiakastyytyväisyyttä. Analyysi ottaa huomioon sekä prosessin sisäiset että ulkoiset syötöt, prosessin tulokset sekä käytetyt resurssit ja vastuut.

Prosessianalyysin yleiset vaiheet ovat nykytilan kartoitus (as-is), prosessin toiminnan kuvaaminen sekä suorituskykymittareiden määrittäminen. Kerätään dataa läpimenoajoista, viiveistä, laadusta ja kustannuksista, ja haastatellaan avainhenkilöitä. Tämän jälkeen tehdään vaikutus- ja syy-seurausanalyysejä sekä suunnitellaan tulevan tilan (to-be) malli, jossa tavoitteet kuten läpimenoajan lyhentäminen, virheiden väheneminen ja kustannussäästöt määritellään.

Työkalut ja lähestymistavat ovat muun muassa prosessikartoitus (flowchart), arvovirran kartoitus ja BPMN sekä swimlane-kaaviot; SIPOC-analyysi; prosessilouhinta (process mining); sekä Lean- ja Six Sigma -menetelmät (DMAIC, PDCA). Lisäksi käytetään simulointia ja kokeiluja ratkaisujen vaikutusten arvioimiseksi.

Prosessianalyysiä sovelletaan laajasti: valmistuksessa, palveluissa, IT-brancheissa sekä terveydenhuollossa. Se tukee toiminnan kehittämistä, laadun- ja riskienhallintaa sekä digitalisaation ja organisaatiomuutosten suunnittelua, muutosjohtamista sekä hankinnoissa ja kumppanuuksien määrittelyä.

Haasteina esiintyvät tiedon laatu ja saatavuus, sidosryhmien sitouttaminen sekä muutosvastarinta. Kun analyysi johtaa parannuksiin, tulokset voivat ilmetä lyhyemmissä läpimenoajoissa, pienentyneissä kustannuksissa, paremmassa laadussa sekä paremmassa asiakastyytyväisyydessä ja säädösten noudattamisessa.