Prijsspecificaties

Prijsspecificaties zijn documenten of onderdelen daarvan waarin prijsafspraken voor goederen of diensten exact worden vastgelegd. Ze dienen als basis voor offertes en aanbestedingen en maken prijsvergelijkingen tussen aanbieders transparant en betrouwbaar. Prijsspecificaties dragen bij aan duidelijkheid in onderhandelingen en vormen vaak een bindend onderdeel van een contract.

Een prijsspecificatie bevat doorgaans: de beschrijving van het product of de dienst, de verwachte hoeveelheid en de eenheid, de prijs per eenheid, de valuta en de btw of andere heffingen. Daarnaast worden de totale kosten vermeld, evenals leverings- en verzendkosten, installatie- of trainingskosten, verpakkingskosten en eventuele verzekeringen. Ook de gewenste leveringsvoorwaarden (bijv. incoterms), betalingsvoorwaarden, de geldigheidsduur van de prijs, kortingen of terugbetalingen en eventuele prijsindexering of prijsherzieningen komen aan bod. Daarnaast kan sprake zijn van afspraken over prijsaanpassingen bij verandering van wet- of marktvoorwaarden.

Prijsspecificaties worden veel gebruikt in tenders, offertes en contractonderhandelingen. Ze bieden een referentiepunt om offertes te beoordelen en te controleren op overeenstemming met de gevraagde scope. Om misverstanden te voorkomen is het belangrijk om eenduidige definities te hanteren en duidelijk te vermelden wat wel en niet is inbegrepen in de prijs.