Planungssitzungen

Planungssitzungen sind strukturierte Treffen, in denen Ziele festgelegt, Aufgaben definiert, Ressourcen eingeplant und Schritte zur Umsetzung eines Projekts oder Vorhabens koordiniert werden. Sie dienen der Abstimmung zwischen Auftraggebern, Teammitgliedern und Stakeholdern und zielen darauf ab, Umfang, Termine, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten transparent zu machen.

Der Ablauf umfasst typischerweise eine sorgfältige Vorbereitung (Agenda, Unterlagen, Pre-Reads), eine moderierte Durchführung mit Timeboxing sowie die Dokumentation der Ergebnisse in einem Protokoll. Typische Inhalte sind Zielsetzung, Deliverables, Meilensteine, Ressourcenbedarf, Budget, Risiken, Abhängigkeiten, Rollen und Entscheidungen. Am Ende stehen To-dos, Verantwortlichkeiten und ein Terminplan fest.

Planungssitzungen unterscheiden sich je nach Kontext: Projektplanungsmeetings, Sprint-Planung in agilen Umgebungen, strategische Planungsmeetings in Organisationen oder öffentliche Verwaltungen. Methoden wie Work Breakdown Structure, Risikobewertung, Ressourcen- und Zeitplanung oder ein RACI-Modell können eingesetzt werden. Vorteile sind erhöhte Transparenz, bessere Koordination, frühzeitige Problemerkennung und klare Verantwortlichkeiten. Herausforderungen umfassen unklare Ziele, unzureichende Vorbereitung, Überfrachtung der Agenda, ineffiziente Moderation oder Stakeholder-Konflikte.