Ostotoiminnot

Ostotoiminnot ovat organisaation toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on hankkia ulkopuolisilta toimittajilta tavaroita ja palveluita. Ne kattavat tarve- ja suunnitteluprosessin, toimittajien valinnan, kilpailutuksen tai soveltuvien hankintamenettelyjen toteuttamisen, tilauksen laatimisen, vastaanoton ja laadunvarmistuksen, laskun käsittelyn sekä maksamisen sekä sopimusten hallinnan ja suorituskyvyn seurantaa. Ostotoiminnot käsittävät sekä direct- että indirect-hankinnat sekä operatiivisen että strategisen hankinnan.

Prosessi etenee yleisesti tilaus- ja toimenpideketjuna: tarveilmoitus (requisition) tai suunnittelupäätös, hyväksynnät, toimittajien kilpailutus ja valinta, tilauksen luominen, toimituksen ja vastaanoton tarkastus, kolmen kohdan sovitus laskun kanssa sekä maksaminen, sekä kirjanpito ja suorituskyvyn arviointi.

Ostotoiminnoissa korostuvat toimittajasuhteet, sopimusmallit ja riskienhallinta. Sähköiset ostotoiminnot ja e-hankinta helpottavat prosessin läpivientiä, sekä kuvaavat tuottavuutta, kustannussäästöjä ja compliancea. Keskeisiä mittareita ovat kustannussäästöt, tilaus- ja toimitusvarmuus, ostosprosessin läpimenoaika sekä toimittajasuorituskyky.

Hankinnat ja ostotoiminnot voivat erota toimialasta ja julkisesta sektorista riippuen: julkishallinnossa painottuu kilpailutuslainsäädäntö, läpinäkyvyys ja sopimuksiin sitoutuminen. Lisätietoja: hankinta, ostaminen, toimittajahallinta, toimitusketjun hallinta, hankintaprosessi.