Lizenzoptimieren

Lizenzoptimieren bezeichnet das systematische Vorgehen zur Reduktion von Lizenzkosten und zur Optimierung der Nutzung von Softwarelizenzen in Organisationen. Ziel ist es, Transparenz über Bestände, Verträge und tatsächliche Nutzung zu schaffen, Über- oder Unterlizenzierung zu vermeiden und Kosten zu senken.

Zentraler Bestandteil ist das Softwarelizenzmanagement (SAM). Es umfasst Bestandsaufnahme (Inventarisierung von Installationen, Nutzungsdaten, Cloud-Abonnements), die Abgleichung von Berechtigungen (Entitlements) mit der tatsächlichen Nutzung und die Optimierung von Lizenzen durch Umbuchungen, Konsolidierung oder Anpassung von Verträgen.

Typische Lizenzmodelle sind Per-User, Per-Device, Named-User, Concurrent-User sowie nutzungsbasierte oder Cloud-Abonnements. Bei der Optimierung müssen On-Premises-, Virtualisierungs- und Cloud-Umgebungen sowie Open-Source-Lizenzen berücksichtigt werden. Verfahren schließen Software-Asset-Management-Tools, Lizenzmetriken, true-up-Vermeidung, Vertragsverhandlungen und Benchmarking ein.

Zu den Vorteilen zählen Kosteneinsparungen, höhere Compliance-Sicherheit, bessere Budgetplanung und effizientere Audit-Vorbereitung. Herausforderungen ergeben sich durch komplexe Lizenzbedingungen, fragmentierte Daten, Shadow IT, multiple Anbieter und Migrationsrisiken bei Umstellungen.

Eine gute Praxis umfasst klare Governance-Strukturen, regelmäßige Reviews, Standardisierung von Prozessen und die Zusammenarbeit zwischen IT, Einkauf und Rechtsabteilung. Zukünftige Entwicklungen beinhalten automatisierte Normalisierung von Nutzungsdaten, KI-gestützte Empfehlungen und verbesserte Transparenz in hybriden oder Cloud-nativen Umgebungen.