Leltározás

Leltározás a szervezet eszközeinek és készleteinek adott időpontban történő mennyiségi és állapotbeli felülvizsgálata, valamint az ehhez kapcsolódó adatok rögzítése. Célja a valós készlet meghatározása, a számviteli és operatív döntések támogatása, a veszteségek és eltérések azonosítása, továbbá a vagyonelemek nyilvántartásának naprakész fenntartása.

Körébe tartozhatnak depókban, raktárakban lévő készletek, kiskereskedelmi áru, könyvtárak és múzeumok gyűjteményei, valamint egészségügyi intézmények vagy hivatalos iratokhoz tartozó eszközök. Leltárra kerülhetnek tárgyi eszközök, készletek, iratok és egyéb vagyonelemek, amelyek értékelése fontos a pénzügyi és működési folyamatok szempontjából.

A leltárfolyamat általában a tervezést, a módszer kiválasztását (teljes körű leltár, ciklusos leltár vagy véletlenszerűen kiválasztott részletek), az adatelőhívást, a tényleges számlálást vagy leolvasást, az adatok összevetését a nyilvántartásokkal és a különbségek vizsgálatát, végül a kiigazításokat és beszámolókat foglalja magában. A folyamat lehet zárásként vagy rendszeres időközönként végrehajtott tevékenység.

Módszerek közé tartozhat a kézi számlálás, vonalkódos vagy RFID-s leolvasás, valamint a készletkezelő rendszerbe történő közvetlen feltöltés. A valós idejű nyilvántartás javítja az operatív és pénzügyi döntéseket; a ciklusos leltár pedig a teljes leltár helyett rendszeres, kisebb részletekben történik.

Jellemző nehézségek közé tartozik az eltérések felderítése, a lopás vagy veszteségek kockázata, a gyenge dokumentáció, elavuló készletek és gyorsan változó kereslet. Ajánlott gyakorlatok: egyértelmű felelősségi körök, rendszeres karbantartás, megfelelő jelölések és gyors, pontos kiigazítások a nyilvántartásban.