Laskutuskäytännöt

Laskutuskäytännöt ovat yrityksen käytäntöjä ja prosesseja, joiden avulla laskut laaditaan, lähetetään ja hallitaan sekä varmistetaan maksujen ajantasaisuus. Ne ohjaavat myyntilaskutuksen laatua, asiakkaalle maksettavien summien seuraamista sekä kassavirran ja verotuksen hallintaa.

Laskun sisältövaatimukset vaihtelevat, mutta yleisesti huomioitavat tiedot ovat: myyjän nimi, osoite ja yritys- tai Y-tunnus; ostajan nimi ja osoite; laskun numero ja päivämäärä; kuvaus toimitetuista tavaroista tai palveluista sekä määrät ja hinnat; verotettava määrä sekä arvonlisävero ja sen määrä, sekä laskun loppusumma ja valuutta; maksuehdot ja eräpäivä; mahdolliset alennukset sekä viitenumero ja pankkitiedot maksun helpottamiseksi; sekä ostajan ALV-tunnus, jos ostaja on arvonlisäverovelvollinen.

Elektroninen laskutus on yleistä, ja monia yrityksiä hyödyntää sähköisiä laskuja sekä kansainvälisissä yhteyksissä PEPPOL-verkkoja. Tämä mahdollistaa sujuvamman lähettämisen ja vastaanoton sekä paremman jäljitettävyyden.

Sääntely ja arkistointi: Suomessa laskut ja kirjanpitotiedot on säilytettävä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Laskujen laadinnassa noudatetaan arvonlisäverolakia, kirjanpitolakia sekä mahdollisia alakohtaisia vaatimuksia, ja tietojen säilytys sekä hakeminen on usein integroitu osaksi yrityksen taloushallinnon järjestelmiä.

Parhaat käytännöt sisältävät yhtenäisen laskupohjan, selkeän ja johdonmukaisen numeroinnin, automaation maksujen seurannassa sekä aikaistettujen muistutusten käyttöönoton. Lisäksi on tärkeää varmistaa tietojen oikeellisuus ja turvallinen arkistointi sekä mahdollisuus tukea sekä kotimaisia että kansainvälisiä laskutustarpeita.