Kontenstammdaten

Kontenstammdaten, auch als Stammdaten der Sachkonten bezeichnet, umfassen die zentralen, unveränderlichen Merkmale der Sachkonten in einem Rechnungslegungssystem. Sie bilden die Grundlage der Finanzbuchhaltung, indem sie festlegen, wie und wo Geschäftsvorfälle auf Konten gebucht werden.

Zu den typischen Inhalten der Kontenstammdaten gehören Kontonummer, Kontobezeichnung, Kontenart (z. B. Vermögens-, Finanz-, Aufwands- oder Ertragskonto) sowie die Zuordnung zu einem Kontenplan. Zusätzlich können Merkmale wie die Bilanz- oder Erfolgskennzeichnung, Kontengruppe, Rechen- bzw. Bewertungsregeln, Steuerkategorie, Abstimmkonto (Sammelkonto für Kreditoren, Debitoren etc.) und Feldstatusgruppen definiert sein. In vielen Systemen sind kontenbezogene Daten zudem bereichsabhängig, das heißt firma- oder buchungskreisspezifische Zusatzdaten können je Konto vorhanden sein.

Zudem unterscheiden sich globale Kontenstammdaten von länderspezifischen oder mandantenbezogenen Stammdaten. So können in Mehrbetriebs- oder Mehrfirmenstrukturen einzelne Unternehmen unterschiedliche Zuordnungen oder Zusatzdaten zu demselben Sachkonto verwenden.

Zweck ist die konsistente, fehlerarme Buchung und aussagefähige Berichterstattung. Kontenstammdaten ermöglichen einer Organisation ein gemeinsames Kontenmodell, erleichtern die Standardisierung von Prozessen, unterstützen die Konsolidierung und sichern die Qualität der Finanzberichte.

Pflege und Governance von Kontenstammdaten erfolgen typischerweise durch zentrale Stammdatenverwaltung oder Master Data Governance. Fehlerhafte oder inkonsistente Kontenstammdaten können zu fehlerhaften Buchungen, Abweichungen in Berichten und erhöhtem Abstimmungsaufwand führen.