Kontaktmanagement

Kontaktmanagement bezeichnet den systematischen Prozess der Erfassung, Organisation und Nutzung von Kontakten – Personen oder Organisationen – mit dem Ziel, Beziehungen zu pflegen, Kommunikation zu steuern und geschäftliche Ziele zu unterstützen. Typische Bestandteile sind eine zentrale Kontaktliste mit Stammdaten (Name, Firma, Funktion, Kontaktdaten), eine Historie von Interaktionen (E-Mails, Anrufe, Termine), Segmentierungskriterien (Branche, Kundensegment, Lead-Status) sowie Aufgaben, Termine und Notizen. Moderne Lösungen bündeln diese Funktionen in Customer-Relationship-Management-(CRM)-Systemen oder spezialisierter Kontaktmanagement-Software und ermöglichen Import, Duplikatprüfung, Automatisierung von Workflows und Auswertungen.

Anwendungsbereiche umfassen Lead- und Opportunity-Management, Kundenservice, Vertriebs- und Marketingprozesse sowie Partner- und Lieferantenkontakte. Das Ziel ist eine konsistente, personalisierte Ansprache, effizientere Arbeitsabläufe und bessere Nachverfolgbarkeit von Entscheidungen. Wesentliche Aspekte sind Datenqualität, Zugriffskontrollen, Datenschutz und Compliance. Daten minimieren, Einwilligungen verwalten, Dokumentation von Abmeldungen und Löschfristen sind insbesondere im Kontext der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) relevant.

Herausforderungen sind Duplikate, unvollständige Daten, Over-automation und der Schutz sensibler Informationen. Vorteile eines gut implementierten Kontaktmanagements liegen in verbesserter Kundenzufriedenheit, größerer Transparenz im Vertrieb, effizienteren Prozessen und fundierter Marketing- bzw. Vertriebsanalyse.